Η παρούσα Πολιτική Εμπιστευτικότητας καθορίζει το θεσμικό και λειτουργικό πλαίσιο αρχών, κανόνων και διαδικασιών που εφαρμόζει το Ελληνικό Ινστιτούτο Μη Καταστροφικών Ελέγχων (Hellenic Institute of Non-Destructive Testing — HINDT) για τη διασφάλιση της προστασίας, της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών που λαμβάνει, επεξεργάζεται ή δημιουργεί κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων του ως Φορέας Πιστοποίησης Προσώπων.

Η πολιτική αυτή ευθυγραμμίζεται με τις απαιτήσεις των διεθνών προτύπων EN ISO/IEC 17024 και EN ISO 9712, καθώς και με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένου του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR).

Βασικός στόχος της παρούσας πολιτικής είναι η διασφάλιση ότι κάθε πληροφορία διαχειρίζεται με υπευθυνότητα, νομιμότητα και διαφάνεια, ενισχύοντας την αξιοπιστία, τη θεσμική ακεραιότητα και την εμπιστοσύνη των ενδιαφερόμενων μερών προς το HINDT.

Η Πολιτική Εμπιστευτικότητας εφαρμόζεται καθολικά και δεσμευτικά:

• Σε όλες τις πληροφορίες και τα δεδομένα που αφορούν υποψηφίους, πιστοποιημένα πρόσωπα, πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές και λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη.
• Σε όλα τα μέλη της Διοίκησης, το προσωπικό, τους εξωτερικούς εξεταστές, αξιολογητές, τα μέλη επιτροπών, καθώς και σε κάθε τρίτο που ενεργεί για λογαριασμό του HINDT.
• Σε κάθε μορφή πληροφορίας, ανεξαρτήτως μέσου αποθήκευσης ή διακίνησης, συμπεριλαμβανομένων έντυπων αρχείων, ηλεκτρονικών δεδομένων, προφορικών επικοινωνιών και ψηφιακών συστημάτων.
• Η υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας εξακολουθεί να ισχύει και μετά τη λήξη τηςσυνεργασίας ή της συμβατικής σχέσης με το Ελληνικό Ινστιτούτο Μη Καταστροφικών Ελέγχων.

Το HINDT δεσμεύεται να εφαρμόζει υψηλά πρότυπα ασφάλειας πληροφοριών και να προστατεύει αποτελεσματικά κάθε εμπιστευτικό στοιχείο. Ειδικότερα, το Ινστιτούτο:

• Διασφαλίζει ότι όλες οι πληροφορίες που συλλέγονται ή παράγονται στο πλαίσιο των διαδικασιών αξιολόγησης και πιστοποίησης χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τον σκοπό για τον οποίο αποκτήθηκαν.
• Δεν γνωστοποιεί πληροφορίες σε τρίτους χωρίς προηγούμενη, ρητή και τεκμηριωμένη συναίνεση του ενδιαφερόμενου μέρους, εκτός εάν η γνωστοποίηση απαιτείται από νόμο, δικαστική απόφαση ή αρμόδια εποπτική αρχή.
• Ενημερώνει εγκαίρως το ενδιαφερόμενο μέρος όταν η κοινοποίηση δεδομένων καθίσταται νομικά υποχρεωτική, εκτός εάν απαγορεύεται από τη σχετική νομοθεσία.
• Εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, διαρροής, αλλοίωσης, καταστροφής ή απώλειας πληροφοριών.
• Υιοθετεί την αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων, διασφαλίζοντας ότι συλλέγονται και τηρούνται μόνο τα απολύτως αναγκαία στοιχεία.

Όλα τα πρόσωπα που εμπλέκονται στις δραστηριότητες του HINDT φέρουν ατομική και συλλογική ευθύνη για την προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών. Στο πλαίσιο αυτό:

• Υπογράφουν Δήλωση Εμπιστευτικότητας πριν από την ανάληψη των καθηκόντων τους.
• Δεσμεύονται να μην κοινοποιούν, αναπαράγουν, αποθηκεύουν χωρίς εξουσιοδότηση ή χρησιμοποιούν πληροφορίες που περιέρχονται σε γνώση τους λόγω της θέσης τους.
• Υποχρεούνται να συμμορφώνονται με την ισχύουσα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και με τις εσωτερικές πολιτικές ασφάλειας πληροφοριών.
• Οφείλουν να αναφέρουν άμεσα οποιοδήποτε περιστατικό ή υπόνοια παραβίασης εμπιστευτικότητας.

Το HINDT εφαρμόζει δομημένο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών που διασφαλίζει την προστασία τους καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. Ειδικότερα:

• Τα αρχεία τηρούνται σε ελεγχόμενους φυσικούς χώρους ή σε ασφαλή πληροφοριακά συστήματα με καθορισμένα επίπεδα πρόσβασης.
• Εφαρμόζονται πολιτικές ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων και αρμοδιοτήτων, καθώς και μηχανισμοί ισχυρής ταυτοποίησης χρηστών.
• Διατηρούνται αντίγραφα ασφαλείας (backups) και εφαρμόζονται διαδικασίες ανάκτησης δεδομένων για τη διασφάλιση της επιχειρησιακής συνέχειας.
• Καθορίζεται σαφώς ο χρόνος διατήρησης των αρχείων σύμφωνα με κανονιστικές απαιτήσεις και επιχειρησιακές ανάγκες.
• Μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης, τα αρχεία καταστρέφονται με ασφαλή και μη αναστρέψιμο τρόπο.

Το HINDT δημοσιοποιεί αποκλειστικά πληροφορίες που επιτρέπεται να είναι δημόσια διαθέσιμες, όπως η κατάσταση πιστοποίησης ή η ανάκληση πιστοποιητικών, μέσω των επίσημων καναλιών επικοινωνίας του. Κάθε άλλη πληροφορία θεωρείται αυστηρά εμπιστευτική και δεν κοινοποιείται χωρίς προηγούμενη εξουσιοδότηση ή νόμιμη βάση. Όλες οι εξωτερικές επικοινωνίες πραγματοποιούνται με τρόπο που διαφυλάσσει τη φήμη, την αξιοπιστία και τη θεσμική ακεραιότητα του οργανισμού.

Το HINDT μεριμνά για τη συνεχή ενημέρωση και εκπαίδευση του προσωπικού και των συνεργατών του σχετικά με:

• τις πολιτικές και διαδικασίες προστασίας εμπιστευτικών πληροφοριών,
• τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το κανονιστικό πλαίσιο προστασίας δεδομένων, και
• τις βέλτιστες πρακτικές ασφάλειας πληροφοριών.
• Η ενίσχυση της ευαισθητοποίησης συμβάλλει στη διαμόρφωση κουλτούρας εχεμύθειας, υπευθυνότητας και επαγγελματισμού.

Σε περίπτωση πραγματικής ή δυνητικής παραβίασης εμπιστευτικότητας:

• Ενεργοποιείται άμεσα τεκμηριωμένη διαδικασία διερεύνησης.
• Ενημερώνεται χωρίς καθυστέρηση η Διοίκηση και, όπου απαιτείται, οι αρμόδιες εποπτικές ή κανονιστικές αρχές.
• Λαμβάνονται διορθωτικά και προληπτικά μέτρα για τον περιορισμό των επιπτώσεων και την αποτροπή επανάληψης του περιστατικού.
• Ενδέχεται να επιβληθούν πειθαρχικές, διοικητικές ή νομικές κυρώσεις σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και τις εσωτερικές διαδικασίες.

Η Διοίκηση του HINDT:

• Διασφαλίζει την εφαρμογή των αρχών εμπιστευτικότητας σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας του οργανισμού.
• Παρέχει τους απαραίτητους ανθρώπινους, τεχνικούς και οικονομικούς πόρους για την αποτελεσματική προστασία των πληροφοριών.
• Υποστηρίζει ενεργά την ανάπτυξη κουλτούρας ασφάλειας πληροφοριών και οργανωτικής υπευθυνότητας.
• Παρακολουθεί και αξιολογεί τακτικά την αποτελεσματικότητα των εφαρμοζόμενων μέτρων προστασίας.

Η παρούσα Πολιτική Εμπιστευτικότητας εγκρίνεται επισήμως από τη Διοίκηση του HINDT και αποτελεί δεσμευτικό πλαίσιο για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Η πολιτική ανασκοπείται περιοδικά — και τουλάχιστον σε ετήσια βάση — ή όποτε προκύπτουν ουσιώδεις αλλαγές στις δραστηριότητες, στα πρότυπα ή στο νομοθετικό πλαίσιο, ώστε να διασφαλίζεται η συνεχής καταλληλότητα και αποτελεσματικότητά της. Η Πολιτική τίθεται στη διάθεση του προσωπικού, των συνεργατών και του ευρύτερου κοινού μέσω των επίσημων διαύλων επικοινωνίας του Ινστιτούτου, ενισχύοντας τη διαφάνεια και την εμπιστοσύνη των ενδιαφερόμενων μερών.